Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân

1. Các bên và vai trò

Doanh nghiệp đăng ký dịch vụ ("Doanh nghiệp") là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của khách hàng mình. COREBIZS là bên xử lý dữ liệu, chỉ xử lý theo chỉ dẫn của Doanh nghiệp thể hiện qua cấu hình dịch vụ và Thỏa thuận này.

2. Dữ liệu và mục đích

Dữ liệu được xử lý: tên hiển thị và mã người dùng trên kênh, nội dung tin nhắn, thông tin khách tự cung cấp (số điện thoại, email, địa chỉ, yêu cầu), phiếu yêu cầu và tài liệu Doanh nghiệp tải lên cho trợ lý.

Mục đích: trả lời khách, thu thập thông tin theo quy trình tiếp nhận của Doanh nghiệp, tạo phiếu yêu cầu, báo nhân viên, thống kê mức sử dụng. COREBIZS không dùng dữ liệu này cho mục đích riêng và không bán dữ liệu.

3. Nơi lưu trữ và chuyển ra nước ngoài

Dữ liệu gốc, nhật ký và bản sao lưu lưu trên hạ tầng tại Việt Nam.

Để tạo câu trả lời, đoạn hội thoại cần thiết được gửi tới nhà cung cấp mô hình AI ở nước ngoài sau khi đã che số điện thoại và email. Doanh nghiệp đồng ý với việc chuyển này; COREBIZS lập và cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định.

4. Bên xử lý phụ

COREBIZS sử dụng: nhà cung cấp mô hình AI (và mô hình tìm kiếm tài liệu nếu bật), hạ tầng máy chủ và lưu trữ tại Việt Nam, dịch vụ email tại Việt Nam. Các nền tảng nhắn tin (Zalo, Meta) do Doanh nghiệp tự chọn và kết nối.

COREBIZS báo trước cho Doanh nghiệp ít nhất 15 ngày khi thêm hoặc thay bên xử lý phụ; Doanh nghiệp có quyền phản đối và chấm dứt dịch vụ.

5. Biện pháp bảo vệ

Mã hóa khi truyền và khi lưu; dữ liệu mỗi Doanh nghiệp được cách ly ở cấp cơ sở dữ liệu; xác thực hai lớp cho quản trị viên; nhật ký thao tác lưu tối thiểu 12 tháng, không sửa xóa được; sao lưu mã hóa tại trung tâm dữ liệu khác trong nước; nhân sự COREBIZS chỉ truy cập khi cần và có ghi nhật ký.

6. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trang quản trị có công cụ xuất và xóa dữ liệu của một khách. COREBIZS hỗ trợ Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chủ thể trong thời hạn pháp luật quy định.

7. Thời hạn lưu trữ

Cuộc trò chuyện và phiếu yêu cầu được lưu theo thời hạn Doanh nghiệp chọn (mặc định 24 tháng kể từ tin nhắn cuối) và tự động xóa khi hết hạn.

8. Sự cố

Khi phát hiện vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng tới dữ liệu của Doanh nghiệp, COREBIZS thông báo cho Doanh nghiệp không chậm trễ, kèm thông tin cần thiết để Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thông báo của mình.

9. Kiểm tra

Doanh nghiệp có thể yêu cầu COREBIZS cung cấp thông tin chứng minh việc tuân thủ Thỏa thuận này, bao gồm bản đồ dữ liệu và mô tả biện pháp bảo vệ.

10. Khi kết thúc dịch vụ

Doanh nghiệp có 30 ngày để xuất dữ liệu. Sau đó COREBIZS xóa dữ liệu của Doanh nghiệp, trừ phần pháp luật yêu cầu lưu (nhật ký hệ thống, chứng từ kế toán); dữ liệu đã xóa biến mất khỏi bản sao lưu sau tối đa 12 tháng.

11. Hiệu lực

Thỏa thuận có hiệu lực khi Doanh nghiệp tích đồng ý lúc đăng ký. Hệ thống ghi lại thời điểm, phiên bản văn bản và địa chỉ IP làm bằng chứng. Thỏa thuận kết thúc cùng với việc sử dụng dịch vụ.